Pieczątki

W poszczególnych przedsiębiorstwach oraz instytucjach publicznych stosowane są odmienne rodzaje pieczątek zawierających dane firmowe. Najbardziej popularne są, oczywiście, pieczątki zautomatyzowane. Przyciśnięcie posiadanego urządzenia powoduje pojawienie się danych na wybranym dokumencie. Pieczątki automatyczne są najbardziej popularne również, z uwagi, na ich praktyczne uzupełnianie. Tusz zawarty jest wewnątrz urządzenia i z tego względu o wiele dłuższy jest czas jego użytkowania. W urzędach stosowane są również tradycyjne pieczątki posiadające odrębne poduszki z tuszem i zamocowane na rozbudowanych, drewnianych rączkach. Tego typu urządzenia zawierają, najczęściej, oznaczenia obrazkowe danego urzędu. Osoby wykonujące samodzielne funkcje zawodowe korzystają także z bardzo niewielkich, kieszonkowych rodzajów pieczątek. W tym samym malutkim pudełeczku znajduje się nasza pieczątka oraz torebeczka zawierająca tusz. Wszystkie rodzaje pieczątek są oferowane klientom w różnorodnych przedziałach cenowych.

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej albo innej działalności urzędowej możliwe jest zaistnienie różnorodnych zmian danych zawartych na posiadanych pieczątkach. Konieczne jest wtedy dokonanie niezbędnych poprawek w posiadanych urządzeniach pieczętujących. Pieczątki można wymieniać w różnorodnych punktach zajmujących się ich wykonywaniem dla poszczególnych klientów. Najczęściej zmianie ulegają dane osobiste właścicieli, czy zatrudnionych pracowników. Najbardziej popularnymi zmianami są zmiany nazwiska. Nie zawsze konieczne jest zmienianie całej pieczątki. W momencie, gdy urządzenie jest sprawne wystarczy jedynie wymienić gumę z danymi. Można więc domniemywać, że taki zabieg będzie zdecydowanie tańszy, aniżeli zakup określonej pieczątki wraz z urządzeniem. Nic bardziej mylnego. Okazuje się, że samo urządzenie pieczętujące nie stanowi znacznego kosztu wykonania pieczątki. Koszty zmiany samej gumy będą zatem bardzo podobne do początkowej ceny zakupu. Czasami zdarza się także, że dana firma przechodzi modyfikację związaną z organizacją formalną prowadzonej działalności. Wtedy to zakres danych ulega zdecydowanie większym zmianom i konieczna będzie całkowita wymiana posiadanego urządzenia.

Wiele firm oraz instytucji publicznych korzysta z możliwości, jakie dają datowniki. Służą one oznaczaniu daty wpływu określonych pism do danej jednostki. Ich zadaniem jest wyznaczanie terminów informujących o dacie rozpatrzenia naszych wniosków oraz rozpoczęcia postępowania. W firmach stosuje się pieczątki w korespondencji zewnętrznej, przychodzącej oraz przy podpisywaniu terminowych sprawozdań, czy opracowań. Korzystanie z pieczątek zawierających daty jest zdecydowania prostsze, aniżeli ręczne wprowadzanie określonych oznaczeń. W przypadku wielostronicowych opracowań zdecydowania skracamy czas potrzebny na dokończenie zadania. Pieczątki te są zatem nie tylko luksusem poprawiającym nasze codzienne wykonywanie prac zawodowych, ale także są niezbędne w wielu określonych czynnościach administracyjnych. Wiele osób składających określone pisma w urzędach, czy firmach prywatnych prosi o potwierdzenie wpływu na posiadanej kopii podania. Wtedy to również stosowane są datowniki wraz z pieczątkami imiennymi przyjmujących pracowników. W ten sposób otrzymujemy potwierdzenie terminowego załatwienia wyznaczonej sprawy.

Realizacja różnorodnych projektów finansowanych albo współfinansowanych ze środków unijnych wymaga zachowania określonej procedury postępowania, w procesie przygotowania dokumentów oraz w procesie rozliczania finansowego. Jednym z elementów jest dysponowania wybranymi rodzajami pieczątek. Większość firm oraz instytucji publicznych musi dysponować pieczątkami informującymi o tym, że dany projekt jest prowadzony z wykorzystaniem funduszy unijnych. Tego typu pieczątki charakteryzują się niestandardowymi rozmiarami, gdyż muszą zawierać wszelkie oznaczenia projektów unijnych ustalone odgórnie. Dane pieczątki zawierające loga projektów unijnych, z uwagi na swoje niestandardowe rozwiązania, są stosunkowo drogie w wykonaniu. Musimy się zatem liczyć z wyższymi kosztami zakupu. W procesie rozliczania finansowego operuje się także szeregiem pieczęci wyznaczających kwalifikacje określonych wydatków. Z racji różnorodnych kosztów, ponoszonych w trakcie realizacji zadania, dokładne ich pisywanie oraz pieczętowanie staje się nieodzownym elementem księgowym.

Wykonywanie określonych działań indywidualnych wymaga, niejednokrotnie, posiadania określonych uprawnień zawodowych. Potwierdzać je musi dana pieczątka wykonującego. Takie zjawiska występują, na przykład, w branż projektowej. Poszczególni projektanci stanowią jednostki, które realizując określone elementy projektowe muszą podpisywać stworzone, przez siebie, obiekty. Każdy zatem dysponuje pieczątkami zawierającymi wymagane prawnie informacje. Pierwsze s, oczywiście, dane osobowe oraz posiadany tytuł naukowy. Projektowanie wymaga bowiem posiadania określonego wykształcenia kierunkowego, które wiąże się z posiadaniem adekwatnego tytułu naukowego. Pieczątki zatem będą nas informować o osobie projektującej, ale także o ukończonym etapie edukacji wykonawcy. Najważniejszym jednak elementem naszej pieczątki są dane dotyczące posiadanych uprawnień oraz decyzji o przygotowaniu zawodowym. Tylko takie dokumenty upoważniają do realizacji samodzielnych funkcji w budownictwie. Każda pieczątka musi zawierać numery wydanych decyzji tak, żeby można było łatwo sprawdzić prawdziwość uprawnień danej osoby.

Wśród składanych, w urzędach dokumentów, możemy wyróżnić te, które są oryginalne, ale również wszelkie kserokopie oryginalnych dokumentów. Nie zawsze bowiem możemy udostępnić oraz pozostawić urzędnikowi posiadane papiery. Konieczne staje się wtedy potwierdzenie zgodności z oryginałem wybranych informacji. Takich zbiegów możemy dokonać samodzielnie, choć zdecydowanie częściej potwierdza ją wyznaczony pracownik urzędowy. Do wykonywania takich czynności administracyjnych stosuje się określone pieczątki. Pierwsza informuje nas o stwierdzeniu oryginalności danego dokumentu. Jest ona najważniejsza oraz największa, w tym zakresie zadaniowym. Aby potwierdzić dane zawarte na kserokopii konieczne jest również wstawienie bieżącej daty dokonania sprawdzenia. Oznacza to, że datowniki mają tutaj szerokie zastosowanie. Tego typu pieczątki również pozostają w posiadaniu urzędników. Imienne urządzenia pieczętujące stanowić będą ostatnią grupę wymaganych oznaczeń. Podpisuje się bowiem pracownik, który dokonuje potwierdzenia zgodności dokumentów.

Podczas wykonywania pracy zawodowej mamy do czynienia z różnorodnymi produktami, w zakresie pieczątek. Są one potrzebne, a wręcz niezbędne w procesie wykonywania obowiązków służbowych. Szczególnie istotne staje się to w momencie zatrudnienia w jednostkach administracji publicznej. Tak znajduje się największy arsenał różnorodnych pieczątek. Urzędy posiadają, w swych zasobach, odmienne pieczątki. Podstawowymi są, oczywiście, pieczątki nagłówkowe. Opatrywane są nimi wszelakie pisma wychodzące, jak i korespondencja wewnętrzna jednostki. Ważnym elementem pracy jest także stosowanie pieczątek imiennych, gdyż ilość zatrudnionych pracowników wymusza identyfikację osoby prowadzącej właśnie w taki sposób. Zarówno petent, jak i kierownik, mogą łatwo sprawdzić kto prowadził konkretne postępowanie albo przygotował daną decyzję administracyjną. W pracy wykorzystywane są także datowniki. Te oryginalne pieczątki zawierają, ręcznie ustawianie, dane o bieżącej dacie i stosowane są na wszystkich pismach przychodzących.

Często zastanawiamy się, czy w przypadku zatrudniania pracowników albo zatrudnienia się w wybranym urzędzie, posiadać pieczątkę zawierającą wyłącznie dane osobowe oraz stanowisko, czy też informującą o posiadanych stopniach naukowych. Mamy bowiem, do wyboru, obie wersje danego produktu. W ramach działania firm, czy urzędów, wygląda to zdecydowanie różnorodnie. Najczęściej stosuje się także tytułu i w ten sposób przed nazwiskiem odnajdziemy informacje o tym, czy dana osoba jest magistrem, inżynierem, czy może doktorem. Równie często znajduje się na nich jedynie imię oraz nazwisko. W tym przypadku nie wiemy nic o wykształceniu danej osoby. Stosowanie jednych oraz drugich pieczątek zależy jedynie od naszych upodobań oraz zapatrywań właściciela, czy kierownika placówki. Pieczątki zawierające tytuły nie są znacznie droższe od tych wyłącznie imiennych. Cena zależy bowiem od ilości znaków, a w przypadku nazw naukowych stosowane są tylko skróty. Oznacza to, że produkt będzie zawierał trzy albo cztery znaki więcej, a to nie stanowi o znacznej różnicy cenowej.

Jednostki administracji publicznej, ale również wszelkiego rodzaju firmy prywatne stosują, w swej działalności, pieczątki imienne poszczególnych pracowników. Nie każdy posiada taką własną pieczątkę. Dotyczy to zatrudnionych na stanowiskach związanych z pracą biurową oraz wszelkimi zadaniami realizowanymi w zewnętrznym obiegu dokumentów. Pieczątki imienne informują nas o danych osoby, która rozpatruje naszą sprawę albo zajmuje się daną problematyką. W ten sposób mamy świadomość, do kogo zgłosić się w razie jakichkolwiek pytań albo wyjaśnień. Pieczątki imienne zawierają ściśle określone dane pracownika. Są to, oczywiście, imię oraz nazwisko, jak również zajmowane stanowisko pracy. Niejednokrotnie stosuje się także wszelkiego rodzaju tytuły naukowe oraz zawodowe. Pieczątki imienne stanowią własność tylko i wyłącznie wyznaczonych pracowników. Nikt nie ma prawa korzystać z nich poza samymi posiadaczami. W przypadku zwolnienia danego zatrudnionego, pieczątka zostaje, na jego oczach, zniszczona. W przypadku jednostek publicznych odbywa się to komisyjnie.

Pieczątki są tworzone przeważnie po to, aby przekazywać ważne informacje związane z prowadzoną działalnością firmową. Największą grupę zamawianych produktów stanowią pieczątki nagłówkowe stosowane w procesie oznaczania nadawcy danej korespondencji, czy przygotowywania listów oraz rozliczeń. Pieczątki nagłówkowe muszą zawierać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby posługującej się odciskiem pieczęci oraz nazwę firmy i dane adresowe. Często umieszcza się adres siedziby przedsiębiorstwa, adres do korespondencji czy adres strony internetowej i poczty elektronicznej oraz telefony kontaktowe. Pieczątki firmowe używane do oficjalnej korespondencji urzędowej zawierają zazwyczaj nazwę oraz adres siedziby firmy, często również NIP i REGON. Pieczątki firmowe są używane tylko przez osoby posiadające uprawnienia do reprezentowania przedsiębiorstwa w określonych postępowaniach przed urzędami czy innymi firmami współpracującymi. Zamieszczane na pieczątkach firmowych dane zawierają, przeważnie, wszystkie informacje o lokalizacji oraz możliwościach kontaktowych z daną firmą. Można jednak uzupełniać je wszelakimi innymi informacjami, zgodnie z naszymi pomysłami.